入居者に訴えられるリスク、大家さんの個人情報保護法

「個人情報保護法」は、インターネットなど情報化の急速な進展により、個人の権利利益の侵害のリスクが高まり、国際的な法制定の動向などを受け2005年に施行されました。また、その後の情報通信技術の発展や事業活動のグローバル化などの急速な環境変化に伴い、改正された個人情報保護法が2017年5月30日から全面施行されます。
今回の改正では「定義の明確化」「個人情報の適正な活用・流通の確保」「グローバル化への対応」などが目的とされています。対象も大企業だけでなく、すべての事業者に適用されることになります。具体的には、マンションの管理組合や個人事業主の大家さんも、個人情報保護法の遵守が求められる「個人情報取扱事業者」になるのです。
このように個人情報保護が強化される中で、アパートの大家さんは、今後どのような対応が求められるのでしょうか。今回は、大家さんが留意すべき個人情報保護法について探ります。

大家さんが最低限するべき、個人情報保護対策

個人情報とは、生存する個人を特定できる情報です。例えば、大家さんに送られる入居申込書や、賃貸借契約時の書類には、氏名・住所・電話番号・生年月日・勤務先・年収・家族・運転免許証などの個人情報が記載された「個人情報の塊」です。
改正前は、事業に活用する個人情報が5,000人分以下の事業者は、個人情報保護法の対象外でした。しかし、改正後は、個人情報をデータベース化(紙やパソコン上での名簿化など)して事業活動に利用しているすべての事業者が対象となります。これは法人・個人の別や規模、営利・非営利に限定されず、大家さんも個人情報保護法を順守して、情報を管理しなくてはなりません。
個人情報を取り扱う際の注意点は、大別して三つです。
まず、情報が利用目的範囲内で利用されていることです。大家さんは、入居者の個人情報を賃貸契約以外に利用することは許されません。近所の井戸端会議で入居者の勤め先や出身地を話すことは本人の許可なしにできません。
二つめは、個人情報の取り扱いに関する苦情に対してきちんと対応し、本人の請求に応じて個人情報の開示・訂正・利用停止など行うことです。この2点については良識のある大家さんならあまり問題は生じないでしょう。
しかし三つめは、どんな大家さんでも十分に気を付ける必要があります。それは、情報の漏えいなどが生じないようにする「安全管理」です。具体的には、「賃貸契約書は鍵のかかる引き出しに保管する」「パソコン上の入居者情報はパスワードをかける」などです。もちろん、入居者情報のバックアップを保存したUSBメモリや、スマホの取り扱いにも注意が必要なことはいうまでもありません。
また、パソコンがウイルスに感染すると個人情報の流出につながりますので、ウイルス対策ソフトの日々のアップデートは不可欠です。もし知らないメールをクリックしてウイルスに感染し、入居者の情報が流出してしまえば、謝るだけの対応では許されず、個人情報取扱事業者としての責任を追及される可能性があります。

警察から個人情報の提供を求められたら?

個人情報を第三者に提供する行為は、利用目的範囲外に該当します。事前に本人の同意を得る必要がありますが、法令に基づく一定の場合などについては例外とされています。例えば、警察や検察などから、捜査関係の事項について照会があった場合などが含まれます。
しかし、相手が警察であればどんな場合にでも入居者の個人情報を提供してもいいのでしょうか。
例えば、大家であるあなたに警察が、「犯罪の疑いがある人物が、アパートの敷地に入ったという目撃情報がある。入居者全員の賃貸契約書に添付された運転免許証を見せてください」と連絡してきたとします。さまざまな考え方がありますが、疑いのある人物を見つけるためだけに、まったく関係のない入居者の個人情報を提供することは慎重を要します。
「性別や年齢などを絞ってしてください」と条件付きで対応することも一案です。もし提供する場合は、本物かどうか、警察手帳などを確認したうえで、名刺と「捜査関係事項照会書」をもらい、「第三者提供」に関する入居者からの苦情や訴えに備えておくべきでしょう。
2017年5月30日に全面施行される「改正個人情報保護法」により、大家さんは個人情報取扱事業者として、これまで以上に、入居者の個人情報を安全に取り扱わなければなりません。特に、データ化した入居者情報が入っているパソコン・スマホ・USBメモリなどは、ウイルス対策ソフトの導入をはじめセキュリティへの配慮が不可欠です。
また、入居者情報を第三者に提供する際には基本的に本人の事前許可が必要です。上述したような法令に基づく例外は、第三者に提供する根拠に基づくものであり義務ではありません。事業者に判断をゆだねられている場合もあります。安易に入居者情報を提供するようなことは避けるという意識が、何よりも大切でしょう。